Главная \ Публикации и видео \ Финансовый консалтинг \ Организация материального учета на производстве

Организация материального учета на производстве

« Назад

01.02.2016 17:51

Почему руководители компаний не уделяют должного внимания организации учета? Что дает правильно организованный учет на предприятии?

В этой статье я не буду говорить о бухгалтерском или управленческом учете. Кому интересно об этом прочесть можно перейти по ссылке и получить ответы на вопросы "Кто может внедрить управленческий учет в компании?" и "Зачем нужен управленческий учет?". Речь пойдет о материальном учете (об учете товарно-материальных ценностей (ТМЦ)) и обороте документов первичного учета.

Почему этой теме уделяю особое внимание? Ответ банальный – имеет место запрос рынка. Мы столкнулись с рядом компаний, в которых возникла необходимость решать задачи управления запасами, возврата дебиторской задолженности, организации управленческого учета, контроля отгрузки готовой продукции, предотвращения потерь и планирования производства. И это только те запросы, с которыми столкнулась компания "Кватрум".

Одной из причин побудившей проблемы или прямо влияющих на эффективность решения поставленных задач, является неверная организация учета товарно-материальных ценностей, а именно оформление прихода сырья, материалов и комплектующих (далее СМК), организация их хранения, передача в производство, получение из производства и передача на склад готовой продукции, инвентаризация имущества и отгрузка клиентам или перемещения СМК и готовой продукции между подразделениями (складами).

Каждый руководитель компании был уверен, что существующий порядок учета является удовлетворительным для текущего состояния бизнеса и нет целесообразности его менять. Почему?

Во-первых, потому что более глубокий учет требует дополнительных затрат: компьютеры, принтеры, мебель для организации рабочего места, папки, "бумажки", архив, дополнительные штатные сотрудники на зарплате... Логика такова - потери от отсутствия учета будут меньше затрат на его организацию и ведение. Сложно возразить.

Во-вторых, у каждого руководителя свое личное представление о том, как вести учет на предприятии. Это представление ограничено опытом предыдущей деятельности и знаниями бизнес-процессов, а так же  нормативных документов.

В ходе этапа диагностики, который неизбежно проводится при решении любой задачи с привлечением внешнего консультанта, мы выясняем причины, побудившие проблемы или вызывающие беспокойство собственников бизнеса. Во всех случаях мы отмечаем то, что размер ущерба для сравнения с затратами на организацию учета корректно никто не считал, а уровень знаний руководителей в этой сфере учета мягко говоря, недостаточный. Как можно оценить то, чего не знаешь?

Для многих руководителей становится откровением то, что учет товарно-материальных ценностей в организации и правильное оформление первичной документации влияет на широкий круг процессов:

  1. Бухгалтерский учет
  2. Взаиморасчеты с поставщиками
  3. Взаиморасчеты с клиентами
  4. Управление закупками СМК
  5. Управление запасами СМК и готовой продукции
  6. Управление производством (план производства)
  7. Управление оборотными средствами
  8. Ведение рекламационной работы
  9. Ведение судебной практики по взысканию дебиторской задолженности
  10. Предотвращение потерь и хищений
  11. Распределение материальной ответственности в процессе производства, приема, хранения и передачи ТМЦ.

Значение учета и правильного оформления и оборота первичной документации нельзя недооценивать. Образно говоря, учет и документооборот - это фундамент организации. А как известно, фундамент должен быть надежным и любые проблемы с ним ведут к дорогостоящему ремонту или вовсе к разрушению здания. Ведение учета довольно простая функция, которую при правильном подходе к делу легко внедрить в повседневную деятельность компании. Документов первичного учета материалов не так много.

К первичным документам по учету материалов относятся:

  1. Доверенность (форма № М-2 и № М-2а)
  2. Приходный ордер (форма № М-4)
  3. Акт о приемке материалов (форма № М-7)
  4. Лимитно-заборная карта (форма № М-8)
  5. Требование-накладная (форма № М-11)
  6. Накладная на отпуск материалов на сторону (форма № М-15)
  7. Карточка учета материалов (форма № М-17)
  8. Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма № М-35)

Все формы документов учета являются унифицированными. Они являются основанием к ведению бухгалтерского учета.

Часть документов можно не вести. К примеру, приходный ордер можно не оформлять отдельным документом, а вместо этого достаточно ставить штамп на товарной накладной при приеме ТМЦ и заполнить его реквизиты. Также допускается ведение только одного экземпляра лимитно-заборной карты, которая находится на производстве, а отпуск СМК со склада можно отражать только в карточке учета материалов. Допускается ведение собственных учетных форм, бланков, журналов (дополняющих унифицированные формы) учитывающих специфику производственных процессов на предприятии.

Опыт работы с различными организациями показывает, что правильно поставленный учет и оборот первичной документации всегда экономически оправдан. Отпадает потребность постоянно чего-то пересчитывать в процессе работы с целью получения информации для принятия управленческих решений. На пересчеты уходит много рабочего времени специалистов компании. Пересчеты становятся частью их работы, которую Вы оплачиваете, выбрасывая деньги на ветер.

Правильно оформленные документы позволяют корректно вести бухгалтерский и управленческий учет, всегда иметь сильную позицию в арбитражных судах и спорах с клиентами, поставщиками и перевозчиками, избежать потерь и хищений, распределить ответственность за сохранность ТМЦ, построить плановую работу подразделений компании, прогнозировать потребность в запасах, строить аналитические отчеты и т.д.

Консультанты компании "Кватрум" помогут быстро и качественно организовать учет ТМЦ и обучить персонал Вашей компании правильно оформлять первичные документы. Обращайтесь и мы передадим свой опыт и знания, окажем практическую помощь в решении текущих задач.

Успехов Вашему бизнесу.

Виталий Коваленко