Главная \ Публикации и видео \ Кадровый консалтинг \ Применение методов управления проектами для задач оптимизации численного состава в условиях кризиса

Применение методов управления проектами для задач оптимизации численного состава в условиях кризиса

« Назад

17.09.2014 08:52

На пике экономического кризиса в ноябре 2008 года перед Дирекцией по персоналу и организационному развитию холдинга были поставлены следующие задачи:

  • сокращение затрат на персонал;
  • повышение эффективности управления предприятием.

При этом параллельно руководством компании была поставлена задача, касающаяся всех подразделений холдинга, по обеспечению выполнения планов выпуска продукции по объему и качеству.

Для решения этих задач была создана рабочая группа, в состав которой вошли сотрудники, обладающие необходимыми для данного проекта компетенциями. Все члены рабочей группы понимали, что реструктуризация предприятия является одним из необходимых условий решения вышеперечисленных задач, а также, что эффективность решения данных задач зависит от методически обоснованного и комплексного подхода.

Классический процессный подход к реализации подобной задачи, когда в течение длительного времени проводится анализ бизнес-процессов, оценивается, каким образом изменяется структура предприятия, какие компетенции в каких подразделениях будут исключены, какие изменения происходят в штатном расписании сотрудников и так далее, был по объективным причинам неприменим. Именно поэтому для осуществления перехода к новой организационной структуре была выбрана методика проектного управления.

Проект реализовывался на двух предприятиях в Сибирском регионе:

  • лесопильно-деревообрабатывающий завод» и
  • деревообрабатывающий комбинат.

Управление проектом осуществлялось на уровне Управляющей компании холдинга.

ПРЕДПРИЯТИЯ ХОЛДИНГА - ведущий российский производитель хвойных пиломатериалов, продукции глубокой переработки древесины, хвойной фанеры и древесноволокнистой плиты (ДВП). Компания была учреждена в 2007 году и объединила деревообрабатывающие активы, ранее входившие в состав крупнейшей российской лесопромышленной корпорации. На четырех заводах компании ежегодно выпускается свыше 520 тысяч кубометров товарных пиломатериалов, более 145 тысяч кубометров фанеры и 45 миллионов квадратных метров ДВП.

...лесопильно-деревообрабатывающий завод - одно из крупнейших предприятий в России по выпуску пиломатериалов. 

«...деревообрабатывающий комбинат» - крупнейшее предприятие в России, выпускающее широкоформатную фанеру из древесины хвойных пород. 

Этапы проекта оптимизации численности персонала

Процесс реализации проекта условно можно поделить на три стадии: подготовительную, стадию реализацию основной программы, и этап анализа результатов. Итак, рассмотрим более подробно каждую стадию реализации проекта.

На первой подготовительной стадии рабочая группа поставила перед собой следующие задачи:

  • определить цели проекта в формулировках, понятных составу рабочих групп Управляющей компании холдинга и предприятий;
  • определить значимые факторы, которые необходимо учитывать при реализации проекта;
  • подготовить руководителей предприятий к работе в составе проектных групп;
  • использовать административный ресурс для обеспечения динамики на этапе вхождения в проект.

В соответствии с данными задачами на данной стадии была сформулирована миссия программы проведения организационных изменений в условиях кризиса:

«Спасение завода - спасение рабочих мест».

В условиях кризиса, при резко сократившемся спросе на продукцию заводов, предприятия надо было сохранить, оптимизируя расходы и сокращая часть сотрудников таким образом, чтобы наиболее компетентные сохранили свои места и заработную плату.

Следующим шагом стала разработка принципов организационно-структурных  преобразований в группе компаний и на предприятиях в условиях кризиса. В качестве основных принципов работы для достижения целей проекта были определены:

1. Работа по организационному совершенствованию – это постоянно действующая функция.Организационные реформы, проводящиеся в форме локальных проектов, с последующими длительными периодами забвения данной темы неэффективны. В условиях экономического кризиса эта функция приобрела еще большую значимость. Команда проекта приняла данный фактор как осознанную необходимость, и вступила в проект с четкой позицией по перспективам работы, как в управляющей компании, так и на предприятиях группы.

2. Основным носителем данной функции является высшее руководство компании.Это не исключает наличия специальной структуры, ответственной за внутреннюю оптимизацию. Заказчиком проекта выступил Совет директоров компании. В случае с нашим холдингом  специальной структуры не создавалось и основную роль в этом процессе в части исполнения,  взяла на себя Дирекция по персоналу и организационному развитию.

3. Организационное развитие необходимо обеспечить внутренними силами.По мнению экспертов,решение задач организационной оптимизации – сугубо внутренняя функция. В нашем случае  было принято решение не привлекать внешних консультантов и рассчитывать только на свои ресурсы.

4. Ведение работы должно происходить в единой информационной среде.По мнению экспертов, основной патологией организационного развития является “рассыпание” организации на отдельные части, начинающие конфликтовать друг с другом. В связи с этим крайне важно всю информацию по организационному развитию аккумулировать в единой информационной среде, максимально удобной для анализа и обработки. В данном проекте вся информация собиралась в едином центре – рабочей группе проекта, где обрабатывалась и анализировалась. На основе результатов анализа принимались решения, информация регулярно доводилась до руководства компании в ходе рабочих совещаний.

Итак, цель была определена и четко сформулирована, были очерчены рамки проекта. Также была определена методологическая основа реализации программы перехода к новой организационно-функциональной модели –проектный подход. Соответственно, одновременно с работой по формированию у руководителей предприятия установки на необходимость проведения структурных изменений, было организовано их обучение основам проектного управления.

По завершении подготовительной стадии, которая длилась около месяца, рабочая группа приступила ко второй стадии проекта - реализации основной программы. Цели данной стадии:

  • подготовка персонала рабочих групп предприятий к более детальному анализу функционала подчиненных подразделений через погружение в групповую работу;
  • создание коммуникационной структуры проекта;
  • проведение структурной декомпозиции работ по проекту реструктуризации, выделение Оперативных проектов по предприятиям;
  • использование целевой функциональной модели как мотивационного фактора в реализации проекта;
  • настройка инструмента управления динамикой развития проекта;
  • выполнение плана-графика работ по проекту по срокам с минимальными отклонениями.

Для достижения целей всего проекта необходимо было сформировать у руководителей каждого предприятия осознание необходимости проведения организационно-структурных изменений. Для этого проектные группы обоих заводов описали и проанализировали функционал и производственные процессы на предприятиях. После реализации программы организационных изменений на основе анализа функционала и производственных процессов на предприятии «как есть», каждая группа разработала целевую функциональную модель предприятия «как будет» с оценкой рисков и «узких мест» (см. Таблицу 1).

Таблица1. Возможные риски на примере предприятия

Риск

Вероятность

Мероприятие

Применение проектного подхода

В области персонала

Сопротивление изменениям

Высокая

-       Система информирования персонала

-       Разработка программы системы внутренней коммуникации и системы обратной связи

Проектный подход

Ошибки при расстановке кадров

Средняя

- Разработка программы по регулярной оценке квалификации работников

Программа оценки

В области управления предприятием

Сбои в системе управления предприятием

Высокая

- Разработка программы по реорганизации системы управления предприятием

Проектный подход

Частичная потеря функций и информации при передаче функций мастеров бригадирам

Высокая

- Разработка программы по обучению мастеров и бригадиров

Проектный подход

Сбой в системе документооборота в рамках новой системы управления

Высокая

- Разработка программы по сокращению и упрощению документооборота

Проектный подход

На основе результатов сессий, которые проводились всеми руководителями с точки зрения оценки персонала, оценки рисков, которые могут возникнуть при переходе на новую структуру, были созданы Оперативные проекты в рамках корпоративного проекта реструктуризации производственных предприятий. Основное внимание уделялось вопросу сохранения бизнес-процессов, недопущения ликвидации критически важных компетенций при сокращении численности персонала. Поэтому после анализа возможности сокращения численности кадров проектная группа каждого завода на основе краткого анализа в стандартной форме готовила описание распределения старых функциональных обязанностей по новой структуре (см. Таблицу 2).

Таблица 2– Ожидаемые результату организационных процедур

Виды работ

Результат

Организация процедуры сбора информации с заводов о зонах ответственности и функциональных обязанностях по должностям в рамках новой структуры

База данных по должностному функционалу в рамках новой структуры.

Анализ и корректировка функционала на заводах по направлениям в соответствии с новой структурой.

Схемы изменений  бизнес-процессов в рамках новой структуры по функциональным направлениям.

Разработка новых должностных инструкций (Паспортов позиций) по должностям в новой организационной структуре.

Должностные инструкции (паспорта позиций).

Организация процедуры оценки квалификации персонала назначенного на должности с новым функционалом.

Единый формат оценочных процедур по Группе компаний, объективность результатов оценки.

Оценка квалификации персонала назначенного на должности с новым функционалом

Информация для планирования обучения персонала.

Для реализации оперативных проектов была сформирована проектная инфраструктура в центральном офисе и на предприятиях (офис управления проектами) и началось поэтапное внедрение цикла управления проектами. При этом необходимо было обеспечить административную поддержку организационных изменений через формат регламентов и документооборот оперативных проектов на предприятиях. И, конечно же, важным моментом стала разработка и внедрение системы мотивации проектных групп.

Перечень оперативных проектов ДОК:

  1. Организация и обеспечение перехода к новой организационной структуре  ДОК.
  2. Определение и оптимизация функций ПДО в рамках новой структуры предприятия.
  3. Формирование перечня функций технологического отдела в рамках новой структуры предприятия.
  4. Оптимизация документооборота ДОК.
  5. Определение и оптимизация функций Коммерческого отдела по учёту и обеспечению производства ТМЦ в рамках новой структуры предприятия.
  6. Описание производственных технологических процессов ДОК.
  7. Формирование базы данных и проведение паспортизации оборудования ДОК.
  8. Создание информационной базы службы Главного инженера ДОК.
  9. Создание информационной базы ПДО и производства.

Перечень оперативных проектов ЛДЗ:

  1. Организация и обеспечение перехода к новой организационной структуре ЛДЗ.
  2. Описание производственных процессов ЛДЗ.
  3. Разработка целевых экономических показателей службы Главного инженера ЛДЗ.
  4. Формирование базы данных и проведение паспортизации оборудования предприятия.
  5. Диагностика и ликвидация  узких мест в области технологического оснащения производства.
  6. Разработка и внедрение системы  сквозного планирования и оценки экономики заказов по  выпуску продукции.

В результате реализации программы на данном (втором) этапе рабочая группа проекта получила:

  1. Сформированные связи проекта.
  2. Настроенную систему мотивации.
  3. Обеспечили выполнение плана-графика с минимальными отклонениями.
  4. В качестве первых результатов реализуемых Оперативных проектов появился документальный формат определения проектно-ориентированного подхода, и данная мера подействовала на повышение уровня самоорганизации сотрудников.
  5. Было формализовано горизонтальное взаимодействие, все проекты были утверждены генеральным директором, что послужило мощным административным ресурсом.

Таким образом, проделанная на стадии подготовки проекта работа дала необходимый толчок для его развития в самом начале его реализации. Когда команда проекта поняла и приняла цели и задачи проекта, он уже не казался невыполнимым, а превратился в нормальный рабочий процесс.

Реализовав локальные Оперативные проекты, рабочая группа приступила к подведению предварительных итогов первых этапов оптимизации и планированию следующего этапа, поскольку функция совершенствования оргструктуры изначально была определена как постоянная необходимость (первый принцип). Приступая к анализу и планированию, мы поставили перед собой следующие задачи:

  • придать в перспективе процессу оптимизации затрат и совершенствования системы управления непрерывный характер;
  • повысить уровень компетенций в области проектного управления в Группе компаний;
  • внедрить в Группе компании проектную культуру.

Для дальнейшего успеха проекта очень важно было провести комплексный анализ итогов первого этапа сокращения численности персонала и итогов работы предприятия в рамках новой организационной структуры. Было проанализировано: влияние проектного подхода  на повышение эффективности системы управления на предприятии и личной работы руководителей предприятия в рамках Оперативных проектов. На основе данного анализа рабочей группой были выработаны принципы последующих этапов оптимизации затрат на персонал, после чего группа приступила к разработке программы дальнейших действий по повышению эффективности управления и оптимизации численности персонала.

Таким образом, в результате проведения аналитической и локальной практической стадий проекта были созданы предпосылки для второго этапа оптимизация затрат на персонал в 2010 году и для дальнейшего совершенствования системы управления на предприятиях Группы Компаний. Еще одним очень важным результатом  стало повышение уровня проектной культуры компании.

Негативные и позитивные факторы проекта

В ходе реализации первых этапов проекта участникам работ пришлось столкнуться с рядом препятствий. В первую очередь, противодействовали проекту инертность мышления руководителей всех уровней управления, отсутствие эффективной системы внутренних коммуникаций и низкий уровень проектной культуры на предприятиях «Илим Тимбер». Естественным препятствием стало сопротивление изменениям по всем уровням управления. Также изначально рабочая группа столкнулась с отсутствием программного обеспечения для управления проектами, максимально удобного для решения задач организации и низким уровнем компетенций в области функционального взаимодействия структурных подразделений на предприятиях холдинга.

Эти препятствия во многом обусловлены тем фактом, что на предприятиях Группы никогда за их историю не проводились такие масштабные реструктуризации систем управления и оптимизация численности на основе анализа технологических, процессов и функционала. Дополнительные финансовые трудности, вызванные экономическим кризисом,  ограничили возможность материальной мотивации команды, реализующей проект.

Тем не менее, проектная группа отмечает и ряд факторов, способствовавших успеху проводимых мероприятий. Успешность организационного проекта была обусловлена четкой формулировкой поставленной цели, определением степени необходимости решения задачи, и участием в проекте  руководителей по уровням управления предприятий. Организационное развитие - это в первую очередь работа с персоналом, важный момент здесь - вывести руководителей на уровень осознания некомпетентности в устоявшемся стиле управления.

В рамках проекта была  четко сформулирована миссия и доведение ее до работников   проводилось при участии всех категорий  руководителей предприятий, что исключило искажение информации и создавало здоровый настрой проектной команды.

Важнейшую роль сыграло обучение персонала, которое проводилось параллельно с выполнением работ. Была составлена программа обучения персонала, назначенного на должности с новым функционалом, с учетом итогов проведенной оценки квалификации.

Еще одной важной задачей стала мотивация персонала рабочих групп предприятий на обучение проектному подходу.

В реализации проекта показали высокую эффективность инструменты агитационной работы постсоветской эпохи и принципы социалистического соревнования:

  1. Наглядность результатов.
  2. Возможность пропаганды и освоения передового опыта.
  3. Оценка и сравнимость результатов.
  4. Поощрение лучших в составе проектных команд.

Первые итоги проекта

Что дал холдингу проектный подход в решении задач оптимизации численности персонала? Во-первых, был задан единый оперативный формат по подходу к данной работе:

  • определена тактика, т.е. как добиться результата. Планы Оперативных проектов  разрабатывались руководителями предприятий с участием линейных менеджеров, результат такого планирования появился достаточно  быстро, и он легко соотносился  с конкретными действиями работников;
  • назначены процедуры, т.е. описание действий, которые следует предпринимать в конкретной ситуации;
  • обозначены правила, т.е. что должно быть сделано в каждой конкретной ситуации.

Во-вторых, была получена реальная картина неправильного распределения функциональных обязанностей по сотрудникам.

В-третьих, были заданы контрольные точки и сроки, что позволило провести сложную аналитическую работу в кратчайшие сроки.

По факту на настоящее время осуществлены следующие изменения:

  1. Изменение организационно-штатной  структуры предприятия. Сокращено количество уровней управления на заводах в два раза, что повысило эффективность системы управления, использования человеческих ресурсов предприятий.
  2. Изменение функционала структурных подразделений предприятия. Впервые на предприятии описаны в подробном формате функции служб, отделов, управленческого персонала и ключевых специалистов. Разработаны меры по предупреждению рисков при переходе к новой структуре предприятия. Результатом всех этих работ стала оптимизация функций по форме и организации работ, по целям и содержанию, а также повышение производительности труда линейных руководителей и руководителей по функциональным направлениям.
  3. Изменения в стиле управления на предприятиях. Реализован первый этап внедрения проектного управления на заводах (разработка портфеля Оперативных проектов на заводах). Повысилась эффективность предоставления обратной связи от руководителей исполнителям по уровням управления. Повысились оперативность и качество  планирования внутренней работы на предприятиях. Повысился  уровень компетенции у членов рабочих групп предприятий:  быстрота реакции на изменения, эффективная работа в условиях высокой динамики  изменений.
  4. Изменения в формате взаимодействия руководителей структурных подразделений заводов  по горизонтали. Взаимодействие формализовано в рамках рабочих групп по оперативным проектам. Внедрена система контроля и персональной ответственности руководителей отделов и служб по  выполнению планов   работ при взаимодействии в рамках оперативных проектов. Как результат, развитие горизонтальных связей в организационной структуре завода способствует ее успешной адаптации к внедряемым изменениям. 
  5. Изменения в формате взаимодействия руководителей структурных подразделений заводов  с Дирекциями по направлениям УК. Взаимодействие формализовано в рамках утверждённых программ и рабочих групп по корпоративным проектам. Внедрена система контроля и персональной ответственности Генеральных директоров заводов,  руководителей отделов и служб по  выполнению планов   работ при взаимодействии в рамках корпоративных  проектов и программ. Повысилась компетенция у руководящего состава предприятий: организация взаимодействия и контроль выполнения работ. Повысилась личная результативность членов рабочих групп проектов.
  6. Изменения в уровне управленческих компетенций руководителей структурных подразделений и ведущих специалистов на заводах. Рост уровня компетенций руководителей проектных групп в области проектного управления. Рост уровня управленческих компетенций: организация планирования, анализ результатов работ и функционала, мотивация персонала, организация выполнения работ, контроль исполнения. А значит, повысилась общая эффективность системы управления на предприятиях
  7. Изменение позиции руководителей структурных подразделений по отношению к внедрению изменений в условиях экономического кризиса. Осознание руководителями структурных подразделений и ведущими  специалистами  необходимости внедрения изменений в условиях экономического кризиса. Участие руководителей в реализации на практике планов работ по внедрению изменений на производстве и в системе управления. Преодолено сопротивление изменениям по уровням управления.
  8. Изменения в системе документооборота предприятия. Оптимизация документооборота  в рамках новой структуры предприятия. Разработаны ТЗ по внедрению элементов электронного документооборота. Снижение количества исходящих документов. Оптимизированы временные затраты по данному функционалу по предприятиям.
  9. Прогноз сокращения затрат на персонал по итогам года (ФОТ, постоянная и переменная части). Сокращение затрат на персонал. Повышение производительности труда на предприятиях.
  10. Таким образом, в результате реализации проекта мы добились сокращения численности персонала на 15%, что привело  к экономии фонда оплаты труда на 20%.
  11. Эффективность управления предприятием повысилась за счет уменьшения уровней управления, повышения уровня менеджерских компетенций у линейных руководителей предприятий, и внедрения проектного подхода в целом.

Перспективы проектной деятельности компании

В настоящее время Генеральным директором холдинга сформулирована задача по внедрению системы эффективного управления  проектами. Подготовлен пакет документов для создания в структуре  компании офиса управления проектами, а также проведено обучение планировщиков проектов в управляющей компании. Проектный подход применяется  для решения задач в области технической модернизации производств на предприятиях в 2010 – 2011 годах (в стадии разработки 2 проекта);

В рамках Группы компания начаты новые проекты в области управления персоналом:

  1. «Организация работы с новыми составами профсоюзных комитетов и подготовка к заключению коллективных договоров на предприятиях холдинга на 2011 год»;
  2. "Разработка  и внедрение системы управления эффективностью персонала на основе выделения ключевых должностей РСС и профессий рабочих  по предприятиям";
  3. «Построение системы оплаты труда на предприятиях холдинга в рамках корпоративного стандарта»;

Также начат проект на предприятии ДОК:

«Удержание ключевых компетенций (персонал ключевых рабочих профессий и ключевых должностей РСС) на заводе в условиях открытия конкурентами аналогичного производства в регионе».

В данной статье мы дали описание тому, как методы внедрения проектного управления позволяют повысить эффективность ведения бизнеса. Консультанты компании "Кватрум" обладают достаточным опытом веддения крупномасштабных проектов по достижению поставленных целей. С полным перечнем услуг в области управленческого консалтинга можно ознакомиться на этой странице сайта.

Бизнес-консультант, к.п.н. Подгорнов А.В.